Отдел по архивно-информационной работе
Годовой отчет
за 2021 год
Основное направление деятельности архива в 2021 году: реализация мероприятий по повышению эффективности предоставления государственных и муниципальных услуг в соответствии с утвержденными регламентами.
Всего за год оказано 682 услуги.
В 2021 году проведены мероприятия, направленные на улучшение режима и условий хранения документов, выделены денежные средства на техническое обслуживание охранно-пожарной сигнализации здания архива, приобретены огнетушители (один углекислотный огнетушитель марки ОУ-2-ВСЕ, четырнадцать порошковых огнетушителя марки ОП -4 (3) АВСЕ и два порошковых огнетушителя марки ОП-5(3) АВСЕ), проведена огнезащитная обработка деревянных конструкций и элементов кровли здания архива.
В архив приобретено автоматизированное рабочее место (системный блок, монитор, клавиатура, мышь, источник бесперебойного питания).
Упорядочены документы, образованные в деятельности организаций источников комплектования (34 организации) по 2019 год включительно: управленческой документации 412 ед. хранения, согласовано дел по личному составу 124 ед. хранения, 22 фотодокумента.
Произведен прием архивных дел, образованных в 2016-2017 годы: принято управленческой документации 429 ед. хранения и 22 фотодокумента.
За 2021 год услугами архивного отдела воспользовались 682 пользователя, поступило и исполнено 682 запроса. Выдано справок: на руки 83, письмом 18, электронной почтой 54, по электронному взаимодействию VipNet 527, просмотрено дел 1873, использовано дел 1351.
Предоставлены информационные услуги с использованием архивных документов, опубликованы 4 статьи.
Организованы выставки:
-«80-летие начала Великой Отечественной войны 1941-1945»;
-«Балаганской территориальной избирательной комиссии 20 лет»;
В 2021 году на базе муниципальных общеобразовательных учреждений Балаганского района проведен районный конкурс «Моё генеалогическое древо» среди обучающихся в возрасте от 10 до 16 лет. Заявлено 10 работ. По итогам районного конкурса победители награждены дипломами. Организована выставка работ.
В 2021 году были проведены 12 консультаций и 4 встречи по оказанию помощи волонтерам по поиску информации и восстановлению истории семьи заинтересованным лицам.
Архив продолжает оказывать методическую и практическую помощь организациям-источникам комплектования архива по составлению номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, всего в течение года поступило 34 обращения.
Продолжена работа с сайтом/страницей. За 2021 год 655 посещений.
за 2020 год
Основное направление деятельности архива в 2020 году: реализация мероприятий по повышению эффективности предоставления государственных и муниципальных услуг в соответствии с утвержденными регламентами. Всего за год оказано 819 услуг.
Архив комплектуется документами Архивного фонда Российской Федерации, отлагающимися в муниципальных и федеральных организациях, расположенных на территории района, а также документами по личному составу ликвидированных организаций района.
В 2020 году проведены мероприятия, направленные на улучшение режима и условий хранения документов, выделены денежные средства на техническое обслуживание охранно-пожарной сигнализации здания архива, приобретен контрольно-измерительный прибор для определения температуры и влажности воздуха, приобретены металлические стеллажи 30 погонных метров, приобретено многофункциональное устройство.
Упорядочены документы, образованные в деятельности организаций источников комплектования (33 организации) по 2018 год включительно: управленческой документации 333 ед. хранения, согласовано дел по личному составу 89 ед. хранения, фотодокументов 17 ед. хранения.
Произведен прием архивных дел, образованных в 2015 году: принято управленческой документации 474 ед. хранения., документов по личному составу 5 ед. хранения и фотодокументов 17 ед. хранения.
Предоставлены информационные услуги с использованием архивных документов, опубликованы 3 статьи: «Не помнить нельзя, забыть невозможно», «Встреча с учениками», «Перечень значимых дат и событий на территории муниципального образования Балаганский район за период с января по декабрь 2021 г.»
Продолжена работа с сайтом/страницей. За 2020 год 855 посещений.
Архив продолжает оказывать методическую и практическую помощь организациям-источникам комплектования архива по составлению номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, всего в течение года поступило 33 обращения.
За 2020 год услугами архивного отдела воспользовались 819 пользователей, поступило и исполнено 819 запросов. Выдано справок: на руки 79, письмом 23, электронной почтой 77, по электронному взаимодействию VipNet 640, просмотрено дел 2107, использовано 2025.
Во исполнение Федерального закона №210 от 27.07.2010 года «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» архивный отдел осуществляет электронное взаимодействие с Управлением ПФ РФ в г. Саянске Иркутской области (межрайонное), используя VipNet. Поступило 640 запросов.
За 2019 год
Основное направление деятельности архива в 2019 году: реализация мероприятий по повышению эффективности предоставления государственных и муниципальных услуг в соответствии с утвержденными регламентами. Всего за год оказано 1091 услуга.
Архив комплектуется документами Архивного фонда Российской Федерации, отлагающимися в муниципальных и федеральных организациях, расположенных на территории района, а также документами по личному составу ликвидированных организаций района.
В 2019 году проведены мероприятия, направленные на улучшение режима и условий хранения документов, выделены денежные средства на проведение ремонта архивохранилища: установлена вторая ппротивопожарная дверь в архивохранилище, произведены замена котла в котельной, ремонт охранно-пожарной сигнализации в здании архива, приобретен программно-аппаратный комплекс VIAR BEГА, приобретен архивный металлический шкаф, архивные коробы.
Упорядочены документы, образованные в деятельности организаций источников комплектования (32 организации) по 2017 год включительно: управленческой документации 502 ед. хранения, согласовано дел по личному составу 91 ед. хранения, фотодокументов 17 ед. хранения.
Произведен прием архивных дел, образованных в 2014 году: принято управленческой документации 260 ед. хранения., документов по личному составу 63 ед. хранения и фотодокументов 17 ед. хранения.
Предоставлены информационные услуги с использованием архивных документов, опубликованы 3 статьи: «Историческая справка о воссоздании Балаганского района», «Перечень значимых дат и событий на территории муниципального образования Балаганский район за период с января по декабрь 2020 г.», «Экскурсия по архиву Балаганского района».
В здании архива Балаганского района проведена экскурсия по архиву для студентов 2 курса ГАПОУ ИО «Балаганский аграрно-технологический техникум».
Продолжена работа с сайтом/страницей. За 2019 год 845 посещений.
Архив продолжает оказывать методическую и практическую помощь организациям-источникам комплектования архива по составлению номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, всего в течение года поступило 32 обращения.
За 2019 год услугами архивного отдела воспользовались 1036 пользователей, поступило и исполнено 1036 запросов. Выдано справок: на руки 262, письмом 40, электронной почтой 34, по электронному взаимодействию VipNet 700, просмотрено дел 2877, использовано 2755.
Во исполнение Федерального закона №210 от 27.07.2010 года «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» архивный отдел осуществляет электронное взаимодействие с Управлением ПФ РФ в г. Саянске Иркутской области (межрайонное), используя VipNet. Поступило 700 запросов.