Отдел по архивно-информационной работе
План работы
План работы отдела по архивно-информационной работе администрации Балаганского района на 2022 год.
Руководствуясь информационным письмом архивного агентства Иркутской области от 25.10.2021 г. № 02-98-1557/21 «О планировании работы государственных, муниципальных архивов Иркутской области на 2022 г. и их отчётности за 2021 г.» отдел по архивно-информационной работе администрации Балаганского района планирует на 2022 год:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учёта
документов:
1) соблюдение нормативных требований по организации хранения и учёту документов;
2) внедрение Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Росархива от 25.06.2020 №75;
3) продолжать работу по повышению пожарной безопасности архива и обеспечению антитеррористической защищенности, в том числе актуализация нормативных правовых и локальных актов;
4) планируется заключение договора по техническому обслуживанию оборудования архива систем пожарной, охранной сигнализации, автоматического пожаротушения;
5) усилить контроль за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также состоянием путей эвакуации и запасных выходов;
6) повышение готовности архива к работе в режиме чрезвычайной ситуации, совместно с отделом по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям администрации Балаганского района обновить нормативные акты и инструкции, разработать план на год;
7) проведение занятий по повышению уровня знаний и совершенствованию навыков в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности;
8) продолжать работу по обеспечению охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;
9) обеспечить контроль за сохранностью архивных документов в читальном зале;
10) плановые и цикличные проверки по наличию и состоянию документов, не запланированы;
11) проинформировать незамедлительно архивное агентство Иркутской области о фактах не обнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);
12) своевременно представлять материалы на снятие с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией архивного агентства Иркутской области;
13) представить документально оформленные результаты проверки наличия и состояния архивных документов и внести все необходимые изменения в учетные документы.
14) продолжить работу по своевременному введению информации в ПК «Архивный фонд» в количестве 320 заголовков архивных дел;
15) внедрение Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Росархива от 25.06.2020 №75.
в сфере комплектования:
1) продолжать работу по организации внедрения в практику работы архива и организаций источников – комплектования:
- правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 9 декабря 2020 года № 155;
- перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению, утвержденных соответственно приказами Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 и 20 декабря 2019 года № 237;
- правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 года № 71;
- примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 №42;
- примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 №43;
- примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 №44;
2) организовать и провести паспортизацию архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2022;
3) провести работу по проверке качества упорядочения дел в организациях источниках комплектования архивов на стадии составления описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области;
4) продолжать работу по совершенствованию источниковой базы архива муниципального образования Балаганский район (в т. ч. продолжить работу по включению в список организаций- источников комплектования музея и библиотек);
5) продолжать работу по осуществлению комплекса работ, направленных на 100% упорядочение документов в организациях - источниках комплектования;
6) продолжать работу по своевременному приему на хранение архивных документов, не допускать случаев хранения документов в организациях источниках - комплектования сверх установленного срока;
7) провести семинар для работников, ответственных за ведение делопроизводства и архива в организациях, являющихся источниками комплектования архива;
8) продолжить работу по оказанию методической и практической помощи организациям - источникам комплектования архива (Муниципальное казенное учреждение Управление культуры Балаганского района, Муниципальное казенное учреждение Управление образования Балаганского района, Контрольно-счетная палата муниципального образования Балаганский района, Финансовое управление Балаганского района, МКУ Централизованная Бухгалтерия, УМИ Балаганского района, МКУ Управление архитектуры и градостроительства, ОГБУЗ «Балаганская районная больница») по составлению внутренних нормативных документов по делопроизводству: номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК, об архиве.
9) продолжить работу по изучению практики работ с электронными документами в системах электронного документооборота органах и организаций, выступающих источниками комплектования архивов, а также практики приема электронных документов в архив.
в сфере использования архивных документов:
1) организовать работу читального зала с соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1/2.1.0199- 20);
2) продолжить работу по предоставлению услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц в электронном виде, в том числе в рамках электронного взаимодействия с территориальными органами ПФР, при исполнении социально-правовых запросов граждан;
3) руководствоваться в деятельности Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утверждённого приказам Росархива от 01.09.2017 №143;
4) оказать поддержку в проведении юбилейных мероприятий, посвященных 80-летия начального периода Великой Отечественной войны 1941-1945гг., 100-летия образования СССР, 85-летия Иркутской области и других памятных дат района;
5) проведение мероприятий по популяризации архивного волонтёрства;
6) подготовить и провести 2 историко-документальных выставок, опубликовать 2 статьи;
7) исполнять социально-правовые и тематические запросы в установленные законодательством сроки;
8) продолжить работу по организации поступления в отдел по архивно-информационной работе социально-правовых и тематических запросов путем заполнения пользователями соответствующих интерактивных форм на интернет - странице отдела по архивно-информационной работе, размещенной на официальном сайте Администрации Балаганского района.
в сфере правового, организационного и информационного
обеспечения:
1) продолжить внедрения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 №24;
2) внедрение (после утверждения в установленном порядке):
- правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;
- типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами;
3) продолжить автоматизацию основных направлений архивной деятельности на базе внедрения информационных систем архивов;
4) продолжить перевод описей дел постоянного хранение в электронный вид (Балаганский районный Совет народных депутатов фонд № Р- 1, Финансовое управление фонд № Р- 2, фонд № Р-3, Коноваловская сельская администрация фонд № Р-4, Плановая комиссия фонд № Р-5, Управление сельского хозяйства фонд № Р-9, Балаганский поселковый Совет народных депутатов фонд № Р-10, Заславский сельский Совет фонд № Р-11, Кумареский сельский Совет народных депутатов фонд № Р-12, Биритский сельский Совет народных депутатов фонд № Р-13, Коноваловский сельский Совет народных депутатов фонд № Р-14, Шарагайский сельский Совет народных депутатов фонд № Р-15), разместить описи дел на странице сайта администрации муниципального образования Балаганский район;
5) принять меры по пресечению нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации;
6) принять меры по осуществлению мероприятий по выполнению решений Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области;
7) принять участие в проведение тестирования сотрудников архивных учреждений на знание законодательства об Архивном деле в Российской Федерации;
8) организовать проведение мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных, в т.ч. инструктажей сотрудников архива на знание законодательства о персональных данных;
9) поддерживать в надлежащем состоянии страницу отдела по архивно-информационной работе, на сайте администрации муниципального образования Балаганский район;
10) провести работу по размещению на странице сайта администрации муниципального образования Балаганский район информации о составе и содержании архивных документов;
11) регулярно представлять информационные материалы для размещения на официальном интернет-сайте архивного агентства Иркутской области;
В 2022 году планируется приобретение:
- вспомогательные материалы для хранения архивных документов (коробки архивные, канцелярские принадлежности);
- экраны для радиаторов отопления в архивохранилища;
- проектирование, приобретение и установка системы вентиляции и кондиционирование воздуха в архивохранилище.
Начальник отдела
по архивно-информационной работе Г.А. Лескова
План работы архива МО Балаганский район на 2020 год.
Руководствуясь информационным письмом архивного агентства Иркутской области от 03.10.2019 г. № 02-98-1551/19 «О планировании работы государственных, муниципальных архивов Иркутской области на 2020 г. и их отчётности за 2019г.» архив муниципального образования Балаганский район (отдел по архивно-информационной работе) планирует на 2020 год:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учёта
документов:
1) продолжать работу по повышению пожарной безопасности архива, его технической укреплённости, антитеррористической защищенности;
2) усилить контроль за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также состоянием путей эвакуации и запасных выходов;
3) повышение готовности архива к работе в режиме чрезвычайной ситуации, в том числе актуализация при необходимости соответствующих приказов, инструкций и планов;
4) продолжать работу по обеспечению охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов (приобретение контрольно-измерительного прибора для определения температуры и влажности воздуха, приобретение экранов для радиаторов отопления в архивохранилища);
5) соблюдение нормативных требований по организации хранения и учёту документов;
6) проинформировать незамедлительно архивное агентство Иркутской области по результатам проверки обо всех фактах не обнаружения дел (документов) и оперативно представить материалы на снятие с учета необнаруженных документов для рассмотрения комиссией архивного агентства Иркутской области;
7) представить документально оформленные результаты проверки наличия и состояния архивных документов и внести все необходимые изменения в учетные документы.
8) проведение занятий по повышению уровня знаний и совершенствованию навыков в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности;
9) продолжать работу по своевременному введению информации в ПК «Архивный фонд»;
в сфере комплектования:
1) организовать и провести паспортизацию архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2020;
2) продолжать работу по организации внедрения в практику работы организаций источников – комплектования:
- примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 №42;
- примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 №43;
- примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 №44;
-перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
- правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (после утверждения в установленном порядке)
3) провести работу по проверке качества упорядочения дел в организациях источниках комплектования архивов на стадии составления описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области;
4) продолжать работу по осуществлению комплекса работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций;
5) продолжать работу по совершенствованию источниковой базы архива муниципального образования Балаганский район;
6) продолжать работу по осуществлению комплекса работ, направленных на 100% упорядочение документов в организациях - источниках комплектования;
7) продолжать работу по своевременному приему на хранение архивных документов, не допускать случаев хранения документов в организациях источниках - комплектования сверх установленного срока;
8) провести семинар для работников, ответственных за ведение делопроизводства и архива в организациях, являющихся источниками комплектования архива
9) провести выездные мероприятия в организации источники- комплектования (МКУ Централизованная бухгалтерия муниципального образования Балаганский район и МКУ Управление архитектуры и градостроительства) для оказания методической и практической помощи организациям - источникам комплектования архива по составлению внутренних нормативных документов по делопроизводству: номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК.
в сфере использования архивных документов:
1) руководствоваться в деятельности Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утверждённого приказам Росархива от 01.09.2017 №143;
2) продолжать работу по оказанию поддержки в проведении юбилейных мероприятий, посвященных 75—ой годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, 100-летию государственной архивной службы Иркутской области и других памятных дат;
3) подготовить и провести 3 историко-документальных выставок, опубликовать 3 статьи, провести 1 круглый стол, 2 экскурсии по архиву;
4) продолжать электронное взаимодействие с отделением ПФР;
5) исполнять социально-правовые и тематические запросы в установленные законодательством сроки;
6) организовать возможность поступления в отдел по архивно-информационной работе социально-правовых и тематических запросов путем заполнения пользователями соответствующих интерактивных форм на интернет - странице отдела по архивно-информационной работе, размещенной на официальном сайте Администрации Балаганского района.
в сфере правового, организационного и информационного
обеспечения:
1) проведение мероприятий по празднованию 100-летия государственной архивной службы Иркутской области
2) принять участие в краткосрочных курсах повышения квалификации, проводимых специалистами ОЦПК ВНИИДАД (г. Иркутск, март, 2020г.)
3) принять участие в работе Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области (г. Иркутск, март 2020г.)
4) принять меры по пресечению нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации;
5) принять меры по осуществлению мероприятий по выполнению решений Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области;
6) принять меры по проведению анализа готовности к интеграции информационных систем архивов с системами электронного документооборота органов местного самоуправления;
7) принять меры по автоматизации архивной деятельности, перевод оказываемых архивом государственных услуг, в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид;
8) принять участие в проведение тестирования сотрудников архивных учреждений на знание законодательства об Архивном деле в Российской Федерации;
9) организовать проведение мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных, в т.ч. инструктажей сотрудников архива на знание законодательства о персональных данных;
10) поддерживать в надлежащем состоянии страницу сайта администраций муниципального образования Балаганский район;
11) провести работу по размещению на странице сайта администрации муниципального образования Балаганский район информации о составе и содержании архивных документов;
12) проведение мероприятий по популяризации архивного волонтёрства;
13) продолжить перевод описей дел в электронный вид, разместить описи дел на странице сайта администрации муниципального образования Балаганский район;
14) регулярно представлять информационные материалы для размещения на официальном интернет-сайте архивного агентства Иркутской области;
В 2020 году планируется приобретение вспомогательных материалов для хранения архивных документов: коробки архивные, канцелярские принадлежности, стеллажи, контрольно-измерительный прибор для определения температуры и влажности воздуха. Также планируется приобретение экранов для радиаторов отопления в архивохранилища.
Начальник отдела
по архивно-информационной работе Г.А. Лескова
План работы архива МО Балаганский район на 2019 год.
Руководствуясь информационным письмом агентства Иркутской области от 27.09.2018 г. № 02-98-665/18 «О планировании работы государственных, муниципальных архивов Иркутской области на 2019 г. и их отчётности за 2018г.» архив муниципального образования Балаганский район (отдел по архивно-информационной работе) планирует на 2019 год:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета
документов:
продолжать работу по повышению пожарной безопасности архива, его
технической укрепленности, антитеррористической защищенности, обеспечению охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;
произвести анализ соблюдения нормативных требований по организации хранения учёту документов;
произвести проверку наличия и состояния документов, а также внеочередные проверки при смене руководителей пересчитать количество дел в 2 организациях источниках - комплектования архива (Администрация Шарагайского муниципального образования, Администрация Балаганского муниципального образования);
проинформировать незамедлительно архивное агентство Иркутской области по результатам проверки обо всех фактах не обнаружения дел (документов) и оперативно представить материалы на снятие с учета необнаруженных документов для рассмотрения комиссией архивного агентства Иркутской области;
провести паспортизацию архива муниципального образования Балаганский район по состоянию на 01.01.2020 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.97
№ 11, зарегистрирован Минюстом России 08.07.97, регистрационный № 1344);
продолжать работу по своевременному введению информации в ПК «Архивный фонд»;
закончить проверку наличия и состояния дел в архиве муниципального образования Балаганский район с полным оформлением документов. Завершить розыск необнаруженных дел, оформить документы на снятие с учета необнаруженных дел.
в сфере комплектования:
организовать и провести паспортизацию архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2019;
продолжать работу по внедрению в практику работы архива и организаций источников – комплектования:
1)примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 №43 и зарегистрированного в Минюсти России 15.06.2018, регистрационный номер №15357;
2)примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 №42 и зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018, регистрационный №51895;
3)примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 №44 и зарегистрированной в Минюсти России 17.08.2018, регистрационный номер №51922
4)перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
провести работу по проверке качества упорядочения дел в организациях источниках комплектования архивов на стадии составления описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области;
использовать в практике работы архива Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием
сроков хранения (после утверждения их Росархивом);
продолжать работу по осуществлению комплекса работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций;
продолжать работу по совершенствованию источниковой базы архива муниципального образования Балаганский район;
продолжать работу по включению в списки организаций-источников комплектования архива Балаганский историко-этнографический музей имени А.С. Башинова, Межпоселенческий ДК, Межпоселенческое объединение библиотек;
продолжать работу по осуществлению комплекса работ, направленных на 100% упорядочение документов в организациях - источниках комплектования;
продолжать работу по своевременному приему на хранение архивных документов, не допускать случаев хранения документов в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока;
провести 2 семинара и 2 выезда в организации-источники комплектования (Администрация Шарагайского муниципального образования, Администрация Коноваловского муниципального образования) для оказания методической и практической помощи организациям- источникам комплектования архива по составлению внутренних нормативных документов по делопроизводству: номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК.
в сфере использования архивных документов:
провести работу по внедрению в деятельность новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации;
продолжать работу по оказанию поддержки в проведении юбилейных мероприятий, посвященных памятным датам отечественной и мировой истории;
подготовить и провести 2 историко-документальных выставок, в т.ч.
1 электронную; опубликовать 3 статьи;
продолжить работу в сфере наполнения Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение её в работу муниципального архива (разработчик Росархив);
продолжать электронное взаимодействие с отделением ПФР;
исполнять социально-правовые и тематические запросы в установленные законодательством сроки;
организовать возможность получения социально-правовых и тематических запросов путем заполнения пользователями соответствующих интерактивных форм на интернет-странице отдела по архивно-информационной работе, размещенной на официальном сайте Администрации Балаганского района.
в сфере правового, организационного и информационного
обеспечения:
принять меры по пресечению нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации;
принять меры по устранению последствий выявленных нарушений по результатам проверок;
принять меры по осуществлению мероприятий по выполнению решений Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области;
принять участие в работе Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области;
принять меры по проведению анализа готовности к интеграции информационных систем архивов с системами электронного документооборота органов местного самоуправления;
принять меры по автоматизации архивной деятельности, перевод оказываемых архивом государственных услуг, в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид.;
принять участие в проведение тестирования сотрудников архивных учреждений на знание законодательства об Архивном деле в Российской Федерации;
организовать проведение мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных, в т.ч. инструктажей сотрудников архивных учреждений на знание законодательства о персональных данных;
поддерживать в надлежащем состоянии страницы сайта администраций муниципального образования Балаганский район;
провести работу по размещению на странице сайта администрации муниципального образования Балаганский район информации о составе и содержании архивных документов в свободном круглосуточном доступе;
продолжить перевод описей дел в электронный вид, разместить описи дел на странице сайта администрации муниципального образования Балаганский район;
регулярно представлять информационные материалы для размещения на официальном интернет-сайте архивного агентства Иркутской области;
произвести подписку журнала «Вестник архивиста»;
Приобретение средств хранения архивных документов:
вспомогательные материалы (коробки, бумага, ярлыки, папки, и др.).
Начальник отдела
по архивно-информационной работе Г.А.Лескова
План работы архива МО Балаганский район на 2018 год.
Руководствуясь информационным письмом агентства Иркутской области от 11.09.2017 г. № 02-98-669/17 «О планировании работы государственных, муниципальных архивов Иркутской области на 2018 г. и их отчётности за 2017г.» архив муниципального образования Балаганский район (отдел по архивно-информационной работе) планирует на 2018 год:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:
продолжать работу по повышению пожарной безопасности архива, его технической укрепленности, обеспечению охранного, температурновлажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;
произвести проверку наличия и состояния документов, пересчитать количество дел в 2 организациях источниках - комплектования архива (Администрация Кумарейского муниципального образования, Администрация Тарнопольского муниципального образования);
проинформировать незамедлительно архивное агентство Иркутской области по результатам проверки обо всех фактах не обнаружения дел (документов) и оперативно представить материалы на снятие с учета необнаруженных документов для рассмотрения комиссией архивного агентства Иркутской области;
провести паспортизацию архива муниципального образования Балаганский район по состоянию на 01.01.2019 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.97 № 11, зарегистрирован Минюстом России 08.07.97, регистрационный № 1344);
продолжать работу по своевременному введению информации в ПК «Архивный фонд»;
закончить проверку наличия и состояния дел в архиве муниципального образования Балаганский район с полным оформлением документов. Завершить розыск необнаруженных дел, оформить документы на снятие с учета необнаруженных дел;
в сфере комплектования:
организовать и провести паспортизацию архивов организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2018;
принять участие в работе по подготовке и передаче в муниципальные архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации;
продолжать работу по внедрению в практику работы архива и организаций источников - комплектования Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;
провести работу по проверке качества упорядочения дел в организациях источниках комплектования архивов на стадии составления описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области;
использовать в практике работы архива Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения их Росархивом);
провести работу по внедрению в практику работы архива и организаций источников - комплектования Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
продолжать работу по осуществлению комплекса работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций;
продолжать работу по совершенствованию источниковой базы архива муниципального образования Балаганский район;
продолжать работу по включению в списки организаций-источников комплектования архива Балаганский историко-этнографический музей имени А.С. Башинова, Межпоселенческий ДК, Межпоселенческое объединение библиотек;
продолжать работу по осуществлению комплекса работ, направленных на 100% упорядочение документов в организациях - источниках комплектования;
продолжать работу по своевременному приему на хранение архивных документов, не допускать случаев хранения документов в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока;
провести 2 семинара и 2 выезда в организации-источники комплектования (Администрация Кумарейского муниципального образования, Администрация Тарнопольского муниципального образования) для оказания методической и практической помощи организациям- источникам комплектования архива по составлению внутренних нормативных документов по делопроизводству: номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК;
продолжать работу по осуществлению комплекса работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций;
в сфере использования архивных документов:
провести работу по внедрению в деятельность новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (после утверждения в установленном порядке);
продолжать работу по оказанию поддержки и проведении юбилейных мероприятий, посвященных памятным датам отечественной и мировой истории;
принять участие по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных празднования 100-летия государственной архивной службы России;
подготовить и провести 2 историко-документальных выставок, в т.ч. 1 электронную; опубликовать 3 статьи;
создать видеопрезентацию архива муниципального образования Балаганский район;
продолжить работу в сфере наполнения Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение её в работу муниципального архива (разработчик Росархив);
продолжать электронное взаимодействие с отделением ПФР;
исполнять социально-правовые и тематические запросы в установленные законодательством сроки;
организовать возможность получения социально-правовых и тематических запросов путем заполнения пользователями соответствующих интерактивных форм на интернет-странице отдела по архивно-информационной работе размещенной на официальном сайте Администрации Балаганского района.
в сфере правового, организационного и информационного обеспечения:
принять участие в реализации регионального плана мероприятий по подготовке и проведению празднования 100-летия государственной службы России;
продолжить подготовку информационных материалов для юбилейного буклета к празднованию 100-летия государственной архивной службы России;
принять участие в проведение тестирования сотрудников архивных учреждений на знание законодательства об Архивном деле в Российской Федерации;
организовать проведение мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных, в т.ч. инструктажей сотрудников архивных учреждений на знание законодательства о персональных данных;
поддерживать в надлежащем состоянии страницы сайта администраций муниципального образования Балаганский район;
провести работу по размещению на странице сайта администрации муниципального образования Балаганский район информации о составе и содержании архивных документов в свободном круглосуточном доступе;
продолжить перевод описей дел в электронный вид, разместить описи дел на странице сайта администрации муниципального образования Балаганский район;
регулярно представлять информационные материалы для размещения на официальном интернет-сайте архивного агентства Иркутской области;
произвести подписку журнала «Вестник архивиста»;
Приобретение средств хранения архивных документов:
Вспомогательные материалы (коробки, бумага, ярлыки, папки, и др.).
И.о.начальника отдела по архивно-информационной работе: Е.Ю.Филкова
План работы архива МО Балаганский район на 2017 год.
Руководствуясь информационным письмом агентства Иркутской области от 26.09.2016 г. № 98-37-157616 «О планировании работы государственных, муниципальных архивов Иркутской области на 2017 г. и их отчётности за 2016г.» архив муниципального образования Балаганский район (отдел по архивно-информационной работе) планирует на 2017 год:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета
документов:
продолжать работу по созданию нормативных условий по соблюдению нормативных режимов хранения документов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии (установка новых окон и защитных жалюзи, установка глухой стальной противопожарной двери в архивохранилище);
произвести плановые цикличные, а также внеочередные проверки наличия и состояния документов при смене руководителей, произвести проверку наличия и состояния документов в 4 организациях источниках - комплектования архива (Администрация Коноваловского муниципального образования, Администрация Шарагайского муниципального образования, Администрация Заславского муниципального образования, Администрация Биритского муниципального образования);
проинформировать незамедлительно архивное агентство Иркутской области по результатам проверки обо всех фактах не обнаружения дел (документов) и оперативно представить материалы на снятие с учета необнаруженных документов для рассмотрения комиссией архивного агентства Иркутской области;
произвести анализ учетных документов архива на предмет
соответствия их ведения требованиям Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и привести учетные документы в соответствие с Правилами;
закончить проверку наличия и состояния дел в архиве муниципального образования Балаганский район с полным оформлением документов. Завершить розыск необнаруженных дел, оформить документы на снятие с учета необнаруженных дел;
продолжать работу по согласованию номенклатур дел после внесения изменений в организациях источниках - комплектования, согласование инструкций по делопроизводству после переработки;
продолжать работу по ведению системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе программного комплекса «Архивный фонд» и представление в установленном порядке информационных массивов БД и сведений о ее ведении в архивное агентство:
1) обеспечить полноту и достоверность сведений во всех полях ПК
«Архивный фонд»;
2) своевременно вносить информацию в ПК «Архивный фонд»;
3) осуществлять ввод информации обо всех документах (уровень «дело»).
в сфере комплектования:
продолжать работу по внедрению в практику работы архива и организаций источников - комплектования Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;
решить вопрос по включению в списки организаций-источников
комплектования архива Балаганский историко-этнографический музей имени А.С. Башинова, Межпоселенческий ДК, Межпоселенческое объединение библиотек и организаций лесной отрасли;
продолжать работу по осуществлению комплекса работ, направленных на 100% упорядочение документов в организациях - источниках комплектования;
продолжать работу по своевременному приему на хранение архивных документов, не допускать случаев хранения документов в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока;
принять необходимые меры по обеспечению сохранности, учету и
упорядочению документов по выборам депутатов в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, выборам в органы местного самоуправления 18 сентября 2016 года;
продолжать работу по оказанию методической и практической помощи организациям- источникам комплектования архива по составлению внутренних нормативных документов по делопроизводству: номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об ЭК оказать методическую и практическую помощь в сфере архивного дела
организациям лесной отрасли;
провести 2 семинара и 4 выезда в организации-источники для оказания
организационно-методической помощи (Администрация Коноваловского муниципального образования, Администрация Шарагайского муниципального образования, Администрация Заславского муниципального образования, Администрация Биритского муниципального образования);
продолжать работу по осуществлению комплекса работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций, а также не ведущих хозяйственную деятельность лесхозов;
продолжать работу по оказанию поддержки и проведении юбилейных мероприятий, посвященных памятным датам отечественной и мировой истории;
принять участие по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных:
1) 72-й годовщине Победы в Великой отечественной войне 1941-1945
годов и Дню памяти и скорби - дню начала Великой отечественной войны;
2) 80-летию Иркутской области;
3) 80-летию со дня рождения драматурга Александра Валентиновича
Вампилова;
подготовить и провести 1 выставку; напечатать 1 публикацию архивных документов, 1 статью;
описать и принять на хранение 15 фотографий;
продолжать электронное взаимодействие с отделением ПФР;
исполнять социально-правовые и тематические запросы в
установленные законодательством сроки;
в сфере правового, организационного и информационного
обеспечения:
принять меры по пресечению нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации;
принять меры по устранению последствий выявленных нарушений по результатам проверок,
принять меры по осуществлению мероприятий по выполнению решений Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области;
принять участие в работе Совета по архивному делу при архивном агентстве Иркутской области (г. Иркутск, март 2017 г.);
принять участие в тематических семинарах, проводимых на базе
муниципального архива г.Усолье-Сибирское (май 2017 г.);
провести мониторинг качества предоставления муниципальных услуг с учетом методических рекомендаций, утвержденных приказом министерства экономического развития, труда, науки и высшей школы Иркутской области от 02.11.2001 г. № 22-мпр (в ред. приказа министерства экономического развития Иркутской области от 23.05.2013 г. № 32-мпр);
принять меры по созданию специальных условий для приема лиц с ограниченными возможностями, как этого требует Федеральный закон № 210-ФЗ (п. 5 ст. 4);
обеспечить поддержание в надлежащем состоянии страницы на сайте администраций Балаганского района;
предоставить возможность для перехода на версию сайта для
слабовидящих граждан;
размещать на странице сайта администраций информации о составе и содержании архивных документов в свободном круглосуточном доступе;
произвести выписку журнала «Отечественные архивы».
Начальник отдела по архивно-информационной работе: Э.В.Фонарева